Финансовый кризис стимулирует руководителей к поиску всевозможных путей сокращения расходов. Увы, но одним из направлений такого сокращений зачастую выбирается уменьшение расходов на информационные технологии. И если без «железа» обойтись ну никак не получается, то вот на программном обеспечении как раз некоторые руководители и собираются сэкономить.
Давайте прикинем: а что, собственно говоря, из программного обеспечения необходимо офисным работникам? Ответ ясен практически всем: сама операционная система и офисный пакет.  Оставим операционную систему пока в стороне, хотя замечу, что в конце мая впервые доля официальных пользователей бесплатного Linux превысила 1 % всех пользователей. Вторая составляющая программного обеспечения любого офисного работника – офисный пакет. И вот тут-то и кроется возможность для экономии средств. Многие знают о существовании бесплатного офисного пакета OpenOffice, но далеко не все представляют насколько это действительно реальная альтернатива Microsoft Office! Я уже не первый год работаю с данным пакетом и смею утверждать, что если в организации нет задач, которые четко ориентированы только на Microsoft Office, то переход на OpenOffice полностью оправдан. В финансовом же плане такой переход сулит значительную экономию. За примерами далеко ходить не стоит. В ОАО Ростелеком была произведена миграция 1000 рабочих мест на OpenOffice; в Национальной жандармерии Франции за счет перехода на OpenOffice на 70 000 рабочих мест начиная с 2004 г. достигнута экономия 2 млн. Euro в год. Этот список можно продолжать очень долго. Таким образом, возникает вопрос: всегда ли есть необходимость тратить несколько сотен долларов на приобретение только одной лицензии Microsoft Office, когда существует более чем приличная альтернатива?
Конечно, нельзя не отметить, что, например, текстовый редактор Word, на мой взгляд, лучше, чем Writer из пакета OpenOffice. Однако про электронную таблицу Calc я этого не скажу. Я постоянно работаю с обоими конкурирующими продуктами – Excel и Calc и смею заверить читателя, что особой разницы между ними не вижу, и обыкновенному пользователю возможностей Calc будет более чем достаточно. Да, впрочем, почему «обыкновенному»? Не думаю, что и продвинутые пользователи сочтут возможности Calc значительно уступающими Excel.
Кстати, при сопоставлении истории возникновения пакетов вырисовывается весьма любопытный факт, на который очень даже стоит обратить внимание. Пакет OpenOffice является развитием офисного пакета StarOffice, созданного в середине 90-х годов немецкой фирмой StarDivision. Этот пакет с самого начала являлся единым целым, а его идеологией была четкая ориентация на обработку и создание документов. Результатом этого является теснейшая интеграции всех приложений, входящих в состав пакета. Например, при работе в текстовом редакторе Writer с таблицами пользователь обладает всей мощью электронной таблицы Calc. Попробуйте-ка проделать то же с таблицами в Word! Дело в том, что состав пакета Microsoft Office формировался за счет приобретения отдельных программ, позже составивших сам пакет, и, естественно, что Microsoft вынуждена прилагать огромные усилия для их интеграции.
После приобретения в 1999 г. пакета StarOffice корпорацией Sun, она  в 2000 г. открыла исходные тексты StarOffice, что и послужило появлению пакета OpenOffice в ее современном виде. И надо отметить, что за прошедшее после этого время мировое сообщество программистов славно потрудилось над развитием пакета. Достаточно привести только тот факт, что в версии 3.1 OpenOffice объем программного кода превысил 500 млн. строк.
Относительно недавно, в октябре прошлого года появилась новая, 3-я версия OpenOffice, в которую было включено ряд принципиальных возможностей, в том числе для Calc. Что же нового в ней предлагается пользователям при работе с Calc?
Во-первых, это поддержка нового формата Open XML (.DOCX, .XLSX, .PPTX), в который по умолчанию сохраняются документы Microsoft Office 2007. OpenOffice может свободно открывать такие файлы. Кроме этого, разработчиками представлена поддержка последней версии открытого формата ODF 1.2, в котором документы сохраняются по умолчанию. Нельзя не заметить, что, со своей стороны, корпорация Microsoft также вынуждена идти навстречу открытым стандартам, лежащим в основе пакета OpenOffice. В конце апреля 2009 г. был выпущен пакет обновлений Service Pack 2 (SP2) для Microsoft Office 2007, который позволяет работать с документами форматов Portable Document Format (PDF) и Open Document Format (ODF). После его установки пользователи Microsoft Office без установки дополнительных модулей смогут сохранять документы не только в доступных ранее форматах, но и в форматах PDF и ODF.
Во-вторых, немаловажным является увеличение число столбцов таблицы с 256 до 1024.
В версию 3.1, которая появилась в начале мая 2009 г., было внесено еще ряд изменений: добавлены подсказки «на лету» при создании новых и редактировании существующих формул; улучшен механизм сортировки; повышена производительности работы за счёт устранения «узких мест»; в статус бар добавлен ползунок масштабирования; появилась возможность смены названия листов по двойному щелчку на них.
Однако есть изменения, на которых следует остановиться более подробно.
Коллективная работа с данными (работа в сети)
Отныне Calc позволяет работать с одним документам сразу нескольким пользователям, каждый из которых имеет возможность изменять данные. Для этого следует выполнить команду Сервис Совместно использовать документ. Это приведет к появлению окна «Совместно использовать документ», в котором следует установить флажок для поля-метки «Использовать эту электронную таблицу совместно с другими пользователями». Нижняя часть окна содержит перечень пользователей, совместно работающих с документом.
В дальнейшем все очень просто: каждый пользователь работает с документом так, как будто он это делает самостоятельно. Для того чтобы отобразить в документе изменения других пользователей, достаточно просто выполнить действие сохранения документа. Если попытка будет удачной, то система выдаст об этом соответствующее сообщение. Визуально все ячейки, измененные во время работы с документом, выделяются по периметру красным цветом. Кроме того, в таких ячейках появляется маркер, а при наведении на него курсором отображается информация о произведенных изменениях: «Ячейка А8 изменена с ‘<пусто>’ на ‘256’» и времени (дата и время), когда было произведено это изменение.

 

После выполнения действия сохранения одним пользователем, другим пользователям становятся доступными осуществленные им изменения. Для их отображения они также должны сохранить документ.
Понятно, что совместная работа над документом имеет принципиальные отличия от самостоятельной работы с документом. Значительно повышается ответственность каждого пользователя, работающего с документом. Возникают риски конфликтов. Эти конфликты могут быть двух типов: критические и некритические. Первые связаны с тем, что несколько пользователей могут одновременно изменять ту же часть документа. Поэтому при совместной работе нужно предварительно определить, кто именно имеет право изменять определенную часть документа. Иначе будет возникать ситуация, приведенная на следующем рисунке, и придется решать, какие именно изменения нужно оставить.