Бесспорно, про макросы слышали все. Вместе с тем, далеко не все пользователи имеют представление о том, как их использовать на практике. Я убедился, что про работу с ними имеют очень слабое представление даже операторы компьютерной верстки, не говоря уже про рядовых пользователей. А ведь их использование может существенно повысить эффективность вашей работы. Сразу оговорю, что я буду рассматривать использование макросов только для Word из Microsoft Office 2003.
Формировать макрос можно разными путями, например, путем написания небольшой программки на Visual Basic. Однако я рассмотрю наиболее простой вариант формирования макроса – визуальный, доступный любому пользователю в отличие от предыдущего варианта, предполагающего наличие определенных знаний языка Visual Basic и навыков программирования.
При работе с текстом всем нам часто доводится выполнять какие-то постоянные последовательности действий. Так, это может быть создание таблицы, а потом применение к ней определенных действий по форматированию, например, выделение шапки жирным шрифтом, выравнивание определенным образом текста и т.п. Используя макросы, такую последовательность действий можно запомнить и при необходимости быстро и просто выполнять «одним движением руки».
В статье будет рассмотрено создание макроса, реализующего автоматизацию достаточно интересного практического приложения: вставки в текст документа формулы. Конечно, не всем приходится работать с формулами, однако основной целью статьи является в первую очередь демонстрация механизма создания макроса.
Тем, кому приходится работать с формулами, вставляя их в свои курсовые или дипломные работы, используя их в лабораторных работах и т.д. могут с некоторым недоумением сказать: ну и что же собственно здесь автоматизировать: щелкнул на панели кнопку редактора формул, да и создавай ее в появившемся окне редактора формул.
А теперь рассмотрим, что именно мы хотим добиться. Принято, например, что формула располагается посредине страницы без учета абзацного отступа, причем справа от нее находится в круглых скобках ее порядковый номер. И сразу обнаруживается, что пользователю необходимо выполнить ряд действий:
1.    перейти на новую строку;
2.    удалить из нее абзацный отступ;
3.    создать таблицу, содержащую одну строку и два столбца;
4.    сделать границы этой таблицы невидимыми;
5.    произвести выравнивание в ячейках таблицы по центру;
6.    убрать в ячейках таблицы абзацный отступ;
7.    вставить в правую ячейку круглые скобки для номера формулы;
8.    вызвать в левой ячейке редактор формул.
Не правда ли, ситуация изменилась? А если ее еще и «усугубить», заставив Word автоматически формировать и вставлять порядковый номер? Согласитесь, что в этом случае «игра стоит свеч»: создание макроса, реализующего приведенную последовательность действий, действительно облегчит нашу работу.
Итак, создадим макрос «Вставка формулы», для чего выполним следующую последовательность действий.
1.    Выполнить команду Сервис Макрос Начать запись… Появится окно «Запись макроса».
2.    В этом окне ввести следующую информацию:
•    Выбрать имя макроса. Поскольку макрос реализует вставку формулы, то и название должно быть соответствующее, например, «Вставка формулы».
•    «Назначить макрос панели или клавише». В первом случае появится окно «Настройка», в котором Word предложит выбрать панель, на которую следует поместить создаваемый макрос. При втором варианте появится окно «Настройка клавиатуры», в котором будет предложено указать сочетание клавиш для вызова создаваемого макроса. В принципиальном плане можно игнорировать и размещение макроса на панели, и назначение ему функциональных клавиш.
3.    Щелкнуть кнопку «ОК».
4.    В окне Word появится панель записи макроса  , на которой расположены инструменты-кнопки, позволяющие остановить запись или временно ее прервать. Одновременно форма курсора примет вид  , сигнализирующий про протекающий процесс записи макроса.
5.    Выполнить приведенную выше последовательность действий для записи ее в макрос.
6.    На панели записи макроса щелкнуть кнопку остановки записи макроса.
Выполните команду Сервис Макрос Макросы… либо нажмите комбинацию клавиш <Alt>+<F8>. Откроется окно «Макрос», в котором вы обнаружите только что сформированный вами макрос.

 

Как видно из приведенного рисунка, инструменты в окне позволяют выполнить с макросами любые действия, вплоть до их удаления.
Ну, а дальше все предельно просто. Как только вам понадобиться при работе с документом выполнить последовательность действий, оформленных в виде макроса, вы либо щелкаете определенную при создании макроса комбинацию клавиш, либо обращаетесь к нему с определенной для него панели, либо в окне «Макрос», выбираете в нем нужный макрос и щелкаете кнопку «Выполнить», после чего с удовлетворением наблюдаете, как Word выполняет за вас определенную вами последовательность действий.
Итак, макрос создан, и вы интенсивно его используете. Но вот вам понадобилось использовать его на другом компьютере или поделиться им со своими друзьями. Как же передать макрос другим пользователям? Для этого выполните следующие действия.
1.    Создайте новый пустой документ.
2.    Выполните команду Сервис Шаблоны и надстройки. Откроется окно «Шаблоны и надстройки».
3.    Щелкните в окне кнопку «Организатор…». Появится окно «Организатор».
4.    Перейдите в этом окне на вкладку «Макросы».
5.    На правой панели установите курсор на нужный макрос и щелкните кнопку «Копировать».
6.    Скопируйте нужные модули из правой панели на левую панель, то есть в созданный вами новый пустой документ, после чего на ней должно отобразиться название выбранного макроса.
 
7.    Сохраните пустой документ как шаблон с расширением .DOT.
Для подключения макроса на другом компьютере необходимо поместить созданный шаблон в папке с остальными шаблонами для документов на этом компьютере. Напомню, что по умолчанию шаблоны Word содержаться в папке Documents and Settings \ Имя пользователя \ Application Data \ Microsoft \ Шаблоны). И еще раз напомню, что папка Application Data является скрытой и ее необходимо будет отобразить.
И в заключение добавлю следующее. Как было сказано выше, макрос «Вставка формулы» можно еще и усложнить, заставив Word автоматически формировать и вставлять порядковый номер, однако это уже тема отдельной статьи. А желающих иметь такой макрос я отсылаю на страницу сайта «MS Word Expert – профессиональная работа с текстом» (http://wordexpert.ru), откуда можно будет его скачать.