Задумывались ли вы над тем, сколько нам приходится хранить разнообразной информации? Причем для этого мы используем различные носители.
Во-первых, конечно, это ежедневник. Вещь хорошая и полезная, позволяющая не только спланировать свое время практически поминутно, но и записать телефон, время отравления поезда или самолета и прочая и прочая. Все бы хорошо, но есть пару «но». Во-первых, не всегда удобно таскать его за собой: все-таки книжка довольно увесистая, во-вторых, иногда еще не сразу и отыщешь в нем нужную информацию. Но самое главное: год когда-то да кончается, мы заводим новый ежедневник, а в старом остается масса информации, которую мы старательно переписываем (ругаясь про себя) в новый.
К тому же и персональные данные у нас разбросаны где попало: номер мобильного телефона, естественно, в мобильном телефоне, номер домашнего телефона и домашний адрес – в записной книжке, номер рабочего телефона – там же либо в еженедельнике, e-mail – естественно, в адресной книге компьютера, дни рождения друзей и родственников – вообще могут быть где угодно и т.д.
Практически все люди, работающие с компьютером, хранят в нем разнообразные сведения о родственниках и друзьях: дни рождения, адреса, фамилии, номера телефонов, сохраняют ссылки на сайты в Интернете, заметки, статьи, пароли, расписания движения транспорта и т.п. А ведь имеются еще разбросанные в разных местах на компьютере или в еженедельнике ценные заметки про положительные и отрицательные свойства кофе, время приема у детского врача, имена и пароли на форумах и многое другое. Так слабо найти нужные данные? А если их собрать в одном месте, да вдобавок в удобном для поиска виде?
Для работы с такого рода информацией предназначен специальный класс программного обеспечения – менеджеры персональной информации. Менеджер персональной информации – это система управления персональными данными пользователя, позволяющая объединить информацию в одной базе, хранить и управлять ею. Такая программа полезна как дома, так и на работе для любого «белого воротничка».
Основные составляющие программ такого класса следующие.
1.    Планировщик - календарь (менеджер) задач. Позволяет спланировать и своевременно напомнить о любых делах, деловых встречах, датах и пр. Расписание, автоматически формируемое на основании задач, позволяет эффективно руководить своим личным и деловым временем. Средствами планировщика создаются новые задачи, изменяются или отменяются существующие. Каждая задача характеризуется рядом свойств: датою начала и завершения, степенью важности (приоритетом), категорией, а функция напоминания позволяет не забыть о важном мероприятии или встрече.
2.    Записная книжка с возможностью ведения различных заметок, увязки их как между собой, так и с внешними по отношению к органайзеру документами. Многие органайзеры позволяют создавать записи в книжке разных типов, например, для хранения информации про человека, о фирме. Вообще, наилучшим вариантом записной книжки является предоставление пользователю возможности самостоятельно модифицировать структуру ее записей.
3.    Адресная книга. Предназначена для хранения личных и деловых контактов. Каждая запись адресной книги содержит большое количество полей (полное имя, номера телефонов, адреса, фотографии, места работы и др.), что позволяет детально описать и быстро найти нужного адресата.
Это – базовые составляющие любого менеджера, и отсутствие любой из них, по мнению автора, не позволяет классифицировать программу в качестве полноценного менеджера. Схожие функции выполняют и программы, называемые органайзерами. Главной их функцией, как следует из наименования, есть именно планирование задач. Однако, за редким исключением, все они содержат те же функции, что и менеджеры персональной информации, поэтому грань между органайзерами и менеджерами персональной информации довольна условна. Не случайно большинство компьютерных порталов объединяет их в одну группу – органайзеры, поэтому и в статье я буду называть их именно так.
Качественный органайзер должен также отвечать еще трем важным условиям.
1.    Иметь парольную защиту на вход в программу, поскольку она предназначена для работы с персональными данными и естественно желание их защитить от несанкционированного доступа. Еще лучшим вариантом предоставляется наличие хотя бы базовых средств шифрования.
2.    Поскольку данные программы будут необходимы как на работе, так и дома, то важнейшее значение имеет возможность хранения программы с данными на флеш и работы с ними на любом компьютере, то есть свойство переносимости программы, которое в компьютерной терминологии называется «Portable».
3.    Учитывая, что большинство хороших органайзеров являются зарубежными разработками, то немаловажным условием ее использования для большинства пользователей есть наличие русской локализации программы.
Вместе с тем, каждый органайзер имеет свои особенности и может иметь специфические функции, отсутствующие у других органайзеров. Это может быть, например, хранение Интернет-ссылок с возможностью их группировки, ведение дневника с выгрузкой его на блог и т.д. Некоторые органайзеры имеют встроенные функции, применяемые в программах учета кадров, CRM-системах, что позволяет рассматривать их вообще как деловые программы.
На рынке органайзеров хватает качественных продуктов и пользователю есть из чего выбирать. C-Organizer, GoldenSection Notes, Maple Pro, RedBox Organizer, WinOrganizer – это только небольшая часть предложений на рынке органайзеров. Ознакомившись с их свойствами, пользователь может подобрать программу «под себя». Правда, есть и «но»: практически все хорошие органайзеры – платны. Но есть среди них и исключения, относящиеся к классу freeware, то есть бесплатных программ. Про одну такую программу и пойдет речь в статье: это EssentialPIM Portable компании Astonsoft Ltd (далее по тексту буду называть его EPIM). Программа позиционируется как менеджер персональной информации, на что, собственно, указывает само название программы: Personal Information Manager. Скачать ее можно, например, с официального русскоязычного сайта компании по адресу http://www.essentialpim.com/ru.
Настройка программы
Начало работы практически с любой программой предполагает ее подстройку «под себя». Настройка EPIM не перетруждает пользователя. Доступ к настройкам осуществляется командой Сервис Настройки.
На что, на мой взгляд, следует обратить внимание.
1.    Настройка языка. Программа имеет многочисленные локализации, в том числе русскую. Выбор языка осуществляется командой Сервис => Язык … При этом интерфейс программы изменяется мгновенно, не требуя каких-то дополнительных действий, например, перезагрузки.
2.    Программа использует базу данных, поэтому периодически сохранять свою работу не требуется. И все же был у меня случай, когда при зависании компьютера была утрачена введенная информация. Поэтому при внесении существенных изменений целесообразно выполнить команду Файл => Сохранить. Если же вы планируете часто редактировать информацию, то в группе «Общие настройки» целесообразно обратить внимание на пункт «Автосохранение», позволяющий в автоматическом режиме сохранять информацию через определенный пользователем промежуток времени. Для этого следует включить действие «Автосохранение каждые … минуты» и задать количество минут в интервале между автосохранениями. Обратите внимание на группу «Клавиши». Может оказаться, что программа конфликтует с другими используемыми вами программами из-за совпадения их «горячих» клавиш. Обнаружив такой конфликт (а программа предупредит вас об этом), поменяйте комбинацию «горячих» клавиш либо вовсе их отмените.
3.    В группе «Модули» настройте способ отображения информации, определившись, на сколько дней вперед и назад относительно текущей даты следует показывать список дел, необходимо ли включать в него завершенные задачи и пр. Система имеет аналог корзины Windows, то есть одноименное средство для временного хранения удаленной информации. Естественно, из корзины удаленные записи можно будет восстановить только до выполнения действия «Очистить» для всех записей или «Удалить» для конкретной, а также до выполнения действия автоматической очистки корзины. EPIM предоставляет возможность периодической автоматической очистки корзины. Для этого следует включить действие «Чистка записей» и выбрать режим удаления: «Автоматически удалять через … дней» либо «Очищать корзину при выходе».
4.    Принципиальное значение при работе с персональной информацией имеет требование ее конфиденциальности. Первым этапом защиты является настройка реквизитов группы «Защита», где, например, пользователь может установить блокировку данных при наступлении определенных событий.